DBM Pro - Individuelle Softwarelösungen

Inventardatenbank IDA

Die Inventardatenbank IDA dient zur Erfassung und Inventarisierung von Objekten (Einrichtungsgegenstände, EDV-Hardware etc.). IDA kann nicht nur in Jobcentern, sondern in allen Unternehmen und Behörden eingesetzt werden, in denen eine Inventarisierung durchgeführt wird.

In IDA 3.1 können beliebig viele Gebäude eines Jobcenters mit enthaltenen Räumen definiert werden. Die zu inventarisierenden Objekte können ebenfalls in beliebiger Menge erfasst werden und zu Objektgruppen (z. B. Schreibtisch Modell X vom Hersteller Y) und Objektarten (z.B. Schreibtisch) zusammengefasst werden, die ihrerseits auch von Ihnen selbst definiert werden können.

Die Erfassung der Inventur erfolgt pro Raum und optional mit einem Netbook und einem angeschlossenen kabellosen Barcodescanner. Dabei werden die dem Raum bei der letzten Inventur zugeordneten Objekte angezeigt, so dass eine aktuelle Kontrolle über die dem Raum korrekt zugeordneten Objekte erfolgen kann und der Soll- mit dem Ist-Zustand abgeglichen werden kann.

Jede abgeschlossene Inventur wird archiviert, damit gegebenenfalls später auf diese Daten zugegriffen werden kann. So ist es auch beispielsweise möglich, dass auch einzelne Objektbewegungen nachverfolgt werden können (wann hat sich dieses Objekt in welchem Raum befunden).

Für die einzelnen Objekte können mit einem Etikettendrucker Barcode-Aufkleber ausgedruckt werden. Als Auswertungen gibt es mehrere Listen (z.B. Inventurliste nach Gebäuden und Räumen gruppiert, Liste von Objekten, die in aktueller Inventur noch nicht erfasst wurden).

Objekte können nicht nur auf Räume, sondern zusätzlich auch auf Mitarbeitende gebucht werden können. Dies kann auch nur für ausgewählte Objekte geschehen, z.B. leidensgerechte Ausstattung, spezielle Geräte oder private Geräte. Die Mitarbeitenden können per Excel-Schnittstelle aus der DBM Personaldatenbank übernommen werden oder bei einer Lösung ohne Personaldatenbank auch direkt in IDA erfasst werden.

IDA wurde als MS-Access Datenbank konzipiert und ist dadurch unproblematisch auf jedem Arbeitsplatz einsetzbar. Falls Etiketten gedruckt werden, sollte mit der IT bzw. Ihrem RIM abgeklärt werden, welchen Etikettendruker Sie an Ihrem Arbeitsplatz einsetzen können. Auf Arbeitsplätzen (Notebooks), die unabhängig von der IT der BA verwendet werden, wird von IDA jeder installierte Etikettendrucker unterstützt, spezielle Etikettenmaße können angepasst werden. Bei Bedarf kann auch ein Bluetooth-Barcodescanner eingesetzt werden.

Neu in IDA 3.1:

• Die Möglichkeit, die komplette Inventardatenbank vom BA-unabhängigen Notebook per Excel-Schnittstelle auf die in der Jobcenterablage installierte IDA-Version zu überspielen und umgekehrt
• Auswertungen zu den Abschreibungen (Liste der Abschreibungen pro Zeitraum, Zusammenfassung der Abschreibungen pro Zeitraum und Objektgruppen, Restwerte für Objekte und Objektgruppen zum Stichtag)
• Auswertungen zu den Raumflächen (Raumliste mit Flächen, Zusammenfassung der Flächen pro Gebäude)
• Excel-Schnittstellen für eigene Abfragen, auch als Pivot-Tabelle und Export in bestehende Excel-Templates
• Überarbeitete Benutzeroberfläche, Formulare und Auswertungen

Die aktuelle Version IDA 3.1 kostet 1.090,00 € zuzüglich der geltenden Mehrwertsteuer.

Als zusätzliche Option gibt es das Modul IDA-Raum, mit den die Mitarbeitenden die Objekte ihres eigenen Raums selbst inventarisieren können. Hier können auch von den Mitarbeitenden neue Objekte auf Basis vorgegebener Objektgruppen selbst angelegt werden, um die Erstinventarisierung zu erleichtern:

Die hier erfassten Daten fließen direkt in die Inventardatenbank IDA und können dort weiter bearbeitet oder ausgewertet werden. So könnten hier beispielsweise für den gesamten Raum die Etiketten aller Objekte gedruckt werden.

Für dieses optionale Modul berechnen wir 190,00 € zuzüglich der geltenden Mehrwertsteuer.