DBM Pro - Individuelle Softwarelösungen

DBM Personaldatenbank

Mit der Personaldatenbank können alle Mitarbeitenden mit den dazu gehörenden Informationen (z.B. Tätigkeitsebene/Entgeltgruppe, entsendende Behörde, Stellen/Kapazitäten) erfasst und statistisch ausgewertet werden. Die Personaldatenbank wurde in Zusammenarbeit mit mehreren Jobcentern entwickelt und wird mittlerweile in über 40 Jobcentern erfolgreich eingesetzt.

Die speziell für die Bedürfnisse eines Jobcenters programmierte Personaldatenbank gibt den perfekten Überblick über die Mitarbeiter.

Die jetzt vorliegende neue Version 2.6 wurde um viele Auswertungen ergänzt und läuft als Microsoft-Access-Anwendung unter allen aktuellen Access-Versionen. Die Datenbank wird so ausgeliefert, dass eigene Änderungen und Ergänzungen möglich sind. Die Daten können problemlos nach Excel exportiert werden, um dort in gewohnter Umgebung weiterbearbeitet zu werden (z.B. Berechnungen, Diagramme). Eine Datenverknüpfung zwischen den Excel-Auswertungen und der DBM Personaldatenbank ist ebenfalls möglich, um nicht mit statischen Exporten, sondern den aktuellen Datenbank-Einträgen arbeiten zu können, d.h. der Excel-Auswertung liegen immer die aktuell erfassten Daten zugrunde.

Die im Programm verwendeten Basisdaten können vom Benutzer selbst erfasst und geändert werden. Dadurch kann die Personaldatenbank individuell für den Einsatz im jeweiligen Jobcenter konfiguriert werden.

Die Personaldatenbank wird auch in Jobcentern eingesetzt, die die Dienstleistung „Personal“ von der Arbeitsagentur eingekauft haben. Daher werden in der DBM Personaldatenbank hauptsächlich Auswertungen durchgeführt, die über die von der Agentur eingekauften Dienstleistungen hinausgehen. Es ist aber auch möglich, die DBM Personaldatenbank um die entsprechenden Funktionen zu erweitern, beispielsweise Beurteilungswesen oder Dokumentation von Mitarbeitergesprächen.

Die Übernahme von eventuell schon vorhandenen Daten beispielsweise im MS-Excel-Format in die DBM Personaldatenbank ist unproblematisch möglich und kann von uns vor Ort durchgeführt werden.

Selbstverständlich werden für die DBM-Personaldatenbank die BA-Richtlinien für korrekte Access-Anwendungen berücksichtigt, insbesondere die Trennung der Datenbank in ein Backend (nur die reinen Daten) und ein Frontend (Bildschirmmasken, Auswertungen).

Der Preis für die neue Version 2.6 der DBM Personaldatenbank beträgt 1.590,00 € netto zuzüglich MwSt.

Für viele Bereiche, die nicht unbedingt in jedem Jobcenter benötigt werden, haben wir Zusatzmodule entwickelt, die jeweils unabhängig voneinander erworben werden können. Die jeweiligen Funktionen und Preise werden gesondert aufgelistet.

Hier ein kurzer Überblick über die wichtigsten Funktionen der Grundversion der DBM Personaldatenbank:

• Basisdaten: entsendende Behörden/Träger, Entgeltgruppen, Tätigkeitsebenen oder Besoldungsgruppen mit Definition von beliebig vielen Entwicklungsstufen, Standorte, Funktionen (TuK) und Funktionsebenen, Teams mit Zusammenfassung von Teams zu übergeordneten Teams oder Bereichen, Stellen/Kapazitäten
• Stellenaufteilungen (eine Stelle/Kapazität für mehrere Mitarbeiter, ein Mitarbeiter auf mehrere Stellen, auch zeitlich begrenzt) mit Stellenbesetzungshitorie
• Mitarbeitererfassung mit zugeordneten Stellenanteilen, Befristungen, Infos zu Telearbeit/Home Office und Arbeitszeiten, Fremdsprachen, Bildungsabschlüsse, Zusatzfunktionen, Beauftragungen, Langzeitabwesenheiten, Schlüssel/Zugangskarten, Aufruf des Mitarbeiter-Ablageordners, integrierte Dokumentenerfassung
• Soll/Ist-Auswertungen für Teams, Geschäftsverteilungsplan, Listen bezüglich aller Stammdaten (z.B. Mitarbeiter einer entsendenden Behörde), diverse Statistiken, Stellenplan inkl. Ausweisung der freien Stellenanteile
• Erstellung von eigenen Auswertungen und Statistiken, die komfortabel aus dem Menü heraus aufgerufen und nach Excel exportiert werden, auch als Pivottabelle und Diagramm möglich
• Bereichs- und Teamverknüpfungen auf insgesamt 4 verschiedenen Ebenen (Geschäftsführung, Bereiche, Teams, Unterteams) mit Geschäftsverteilungsplan und Bereichsorganigramm
• Automatisierung von Standardaktionen, um mehrere Arbeitsschritte zu einer Aktion zusammenzufassen
• Fehlerprotokolle: Verschiedene Plausibilitäten werden abgefragt und eventuell fehlerhafte Daten ausgegeben.
• Mitarbeiteranschreiben über Serienbriefvorlagen: Das Seriendokument ist fest mit dem Datensatz des aktuellen Mitarbeitenden in der Personaldatenbank verbunden ist. Alle Datenfelder können im Seriendokument verwendet werden.