Die Inventardatenbank IDA dient zur Erfassung und Inventarisierung von Objekten (Einrichtungsgegenstände, EDV-Hardware etc.). IDA kann nicht nur in Jobcentern, sondern in allen Unternehmen und Behörden eingesetzt werden, in denen eine Inventarisierung durchgeführt wird.
In IDA 3.0 können beliebig viele Gebäude eines Jobcenters mit enthaltenen Räumen definiert werden. Die zu inventarisierenden Objekte können ebenfalls in beliebiger Menge erfasst werden und zu Objektgruppen (z. B. Schreibtisch Modell X vom Hersteller Y) und Objektarten (z.B. Schreibtisch) zusammengefasst werden, die ihrerseits auch von Ihnen selbst definiert werden können.
Die Erfassung der Inventur erfolgt pro Raum und optional mit einem Netbook und einem angeschlossenen kabellosen Barcodescanner. Dabei werden die dem Raum bei der letzten Inventur zugeordneten Objekte angezeigt, so dass eine aktuelle Kontrolle über die dem Raum korrekt zugeordneten Objekte erfolgen kann und der Soll- mit dem Ist-Zustand abgeglichen werden kann.
Jede abgeschlossene Inventur wird archiviert, damit gegebenenfalls später auf diese Daten zugegriffen werden kann. So ist es auch beispielsweise möglich, dass auch einzelne Objektbewegungen nachverfolgt werden können (wann hat sich dieses Objekt in welchem Raum befunden).
Für die einzelnen Objekte können mit einem Etikettendrucker Barcode-Aufkleber ausgedruckt werden. Als Auswertungen gibt es mehrere Listen (z.B. Inventurliste nach Gebäuden und Räumen gruppiert, Liste von Objekten, die in aktueller Inventur noch nicht erfasst wurden).
Neu in der Version 3.0 ist, dass Objekte nicht nur auf Räume, sondern zusätzlich auch auf Mitarbeitende gebucht werden können. Dies kann auch nur für ausgewählte Objekte geschehen, z.B. leidensgerechte Ausstattung, spezielle Geräte oder private Geräte. Die Mitarbeitenden können per Excel-Schnittstelle aus der PErsonaldatenbank übernommen werden oder bei einer Lösung ohne Personaldatenbank auch direkt in IDA erfasst werden.
IDA wurde als MS-Access Datenbank konzipiert und ist dadurch unproblematisch auf jedem Arbeitsplatz einsetzbar.Falls Etiketten gedruckt werden, sollte mit der IT bzw. Ihrem RIM abgeklärt werden, welchen Etikettendruker Sie an Ihrem Arbeitsplatz einsetzen können. Auf Arbeitsplätzen (Notebooks), die unabhängig von der IT der BA verwendet werden, empfehlen wir als Etikettendrucke den DYMO Labelwriter 450. Bei Bedarf kann auch ein Bluetooth-Barcodescanner eingesetzt werden.
Die aktuelle Version IDA 3.0 kostet 790,00 € zuzüglich der geltenden Mehrwertsteuer.
Als zusätzliche Option gibt es das Modul IDA-Raum, mit den die Mitarbeitenden die Objekte ihres eigenen Raums selbst inventarisieren können. Hier können auch von den Mitarbeitenden neue Objekte auf Basis vorgegebener Objektgruppen selbst angelegt werden, um die Erstinventarisierung zu erleichtern:
Die hier erfassten Daten fließen direkt in die Inventardatenbank IDA und können dort weiter bearbeitet oder ausgewertet werden. So könnten hier beispielsweise für den gesamten Raum die Etiketten aller Objekte gedruckt werden.
Für dieses optionale Modul berechnen wir 190,00 € zuzüglich der geltenden Mehrwertsteuer.