Die Infrastruktur-Auftragsdatenbank wurde als Access-Datenbank konzipiert und dient dazu, beliebig viele Aufträge aus dem Infrastrukturbereich zu erfassen, zu strukturieren und auszuwerten
In der Auftragserfassung wird auf einige Basisdaten zugegriffen, die vom Benutzer selbst festgelegt werden. Dazu gehören Auftragsthemen, Mitarbeitende, Standorte, Firmen, Prioritäten, Auftragsstände usw.
Aufträge können in beliebiger Anzahl fortlaufend erfasst werden. Durch die Zuordnung eines übergeordneten Auftrags (entfällt bei Aufträgen in der obersten Ebene) kann eine Auftragshierarchie abgebildet werden, wodurch es möglich ist, bei jedem Auftrag eine Liste der untergeordneten Aufträge anzuzeigen. Im ersten Schritt sollen nur die direkten Unteraufträge angezeigt werden (nächste Ebene). Durch Anklicken eines Unterauftrags wird dieser sofort in der Auftragsmaske angezeigt und der bisherige Auftrag verschwindet. Beim Betätigen einer weiteren Schaltfläche wird der ursprüngliche Auftrag (jetzt als übergeordneter Auftrag) wieder angezeigt. So kann in der Struktur der Aufträge jederzeit hin- und hergesprungen werden und der jeweilige Auftrag in das Auftragsfenster übernommen werden.
Pro Auftrag können beliebig viele Mittelbuchungen erfasst werden.
Alle Änderungen bezüglich eines Auftrags werden in einer automatisch geführten Auftragshistorie gespeichert, die in der Auftragserfassung angezeigt wird.
Die Erfassung von neuen Wiedervorlageterminen geschieht, in einem Unterformular der Auftragserfassung. Das Erledigen von Terminen kann im gleichen Unterformular, aber auch im Formular der auftragsübergreifenden Wiedervorlagetermine geschehen.
In der Auftragserfassung kann auf einen Ordner zugegriffen werden, in dem alle auftragsbezogenen Dokumente gespeichert werden können. Dieser Ordner wird von der Datenbank automatisch unter der Auftragsnummer in einem vom Benutzer festzulegenden Ordner in der Ablage erstellt.
Bei Aufträgen, in denen es um die Beschaffung oder Reparatur von Inventar geht, kann optional ein Querverweis zur Inventardatenbank IDA hinterlegt werden.
Alle Auswertungen können zeitlich eingegrenzt werden (von Datum bis Datum) Maßgeblich ist hierfür das Auftragseingangsdatum. Folgende Auswertungen sind realisiert:
Alle Auswertungen sind als Access-Bericht und als direkte Ausgabe in eine Exceldatei vorhanden.
Die Infrastruktur-Auftragsdatenbank kostet 850,00 € zuzüglich der geltenden Mehrwertsteuer.