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Neue Version 2.52

Seit Anfang 2021 ist die neueste Version der DBM Personaldatenbank 2.52 fertiggestellt. Auch in dieser Version wurden zahlreiche Verbesserungen eingebaut.

Sie können das Handbuch der DBM Personaldatenbank 2.52 unter dem folgenden Link herunterladen:

Handbuch DBM Personaldatenbank 2.52

Sprechen Sie uns gerne auf Ihr individuelles Update auf diese neueste Version der Personaldatenbank an!

Neuheiten und Verbesserungen in der DBM Personaldatenbank 2.52

  • mehr Informationen zur Telearbeit bzw. zum mobilen Arbeiten
  • Fehlerprotokolle
  • Wiedervorlagevorgänge
  • Mehr Auswertungen zu den Stellenzuweisungen
  • Bereichs-/Teamverknüpfungen über insgesamt 4 Ebenen mit Organigramm
  • Mitarbeiter-Anschreiben als Serienbrief (statt Verwendung von Textmarken)
  • Protokoll-Modul: Auswertungen zum Änderungsprotokoll
  • Personalkosten-Modul: Definition von Tarifzeiträumen und Personalnebenkosten
  • Beurteilungsmodul: Export von Beurteilungsdokumenten und Einlesen und Verarbeitung von Beurteilungsergebnissen
  • Abwesenheitsmodul: zusätzliche Auswertungen
  • verbesserte Excel-Exporte (Export als formatierte Tabelle)

Fehlerprotokolle

In den Fehlerprotokollen werden viele verschiedene Plausibilitäten abgefragt und eventuell fehlerhafte Daten ausgegeben. Folgende vier Bereiche werden auf die angegebenen Fehler untersucht:

  • Personalstammdaten
    • Differenz VZÄ und Wochenstunden
    • Ausscheidungsdatum fehlt
    • Befristungsdatum fehlt
    • Befristungsdatum überschritten
    • Befristungsinfos ohne Befristungskennung eingetragen
    • Telearbeitsdatum überschritten
    • Telearbeitsinfos ohne Telearbeitskennung eingetragen
    • Nebentätigkeitsinfos ohne Nebentätigkeitskennung eingetragen
    • SB-Infos ohne SB-Kennung eingetragen
    • Entwicklungsstufenaufstieg überschritten
    • Langzeitabwesenheitsende überschritten
    • Protokoll-Ersteintragungen fehlen
  • Stellenbewirtschaftung
    • Differenz VZÄ Mitarbeitender und Summe VZÄ Stellenzuweisungen
    • Differenz Befristungsende Mitarbeitender und Ende Stellenzuweisung
    • Differenz Ausscheidungsdatum Mitarbeitender und Ende Stellenzuweisung
    • Differenz Behörde Mitarbeitender und zugewiesene Stelle
    • Differenz Besoldung Mitarbeitender und zugewiesene Stelle
  • Abwesenheitszeiten
    • Mehrfach erfasste Abwesenheitstage
    • Mehrfach erfasste Abwesenheitszeiträume
    • Urlaubsabwesenheitstage an arbeitsfreien Tagen gebucht
    • Urlaubsabwesenheitstage an arbeitsfreien Wochentagen
    • Langzeitabwesenheit ohne Abwesenheitsbuchung
    • Urlaub/Krankheit während Teilnahme Qualifizierung gebucht
    • Fehlende Abwesenheitseinzeltage
    • Abwesenheitseinzeltage ohne Zeitraum
  • Personalkosten
    • Differenz Besoldung Mitarbeitender und Personalkosten
    • Differenz Entwicklungsstufen Mitarbeitender und Personalkosten
    • Differenz Funktionsstufen Mitarbeitender und Personalkosten
    • Differenz VZÄ Mitarbeitender und Personalkosten

Die einzelnen Bereiche können getrennt ausgewertet werden. Auswertungen, die keinen Fehler enthalten, werden nicht aufgelistet. Die Abwesenheitszeiten werden (bis auf die Untersuchung doppelt gebuchter Abwesenheitstage) erst ab dem eingegebenen Datum („Abwesenheitszeiten ab“) kontrolliert.

Wiedervorlagevorgänge

In einem Wiedervorlagevorgang können beliebig viele Vorlagen für Wiedervorlagen zusammengefasst werden. Beispielsweise bei der Neu-Einstellung eines Mitarbeitenden werden verschiedene Aktionen auf Wiedervorlage gelegt, die vor dem Zugangstermin erledigt werden müssen. In der jeweiligen Vorlage wird eine Tageszahl definiert, die positiv oder negativ sein kann. Beim Mitarbeitenden wird nach Eingabe eines Referenzdatums (z.B. Zugangsdatum) aus den vorhandenen Wiedervorlagevorgängen der betreffende Vorgang ausgewählt und alle darin enthaltenen Wiedervorlagen automatisch angelegt. Eine negative Tageszahl in der Vorlage bedeutet, dass die Wiedervorlage eine entsprechende Anzahl von Tagen vor dem Referenzdatum liegt, bei einer positiven Tageszahl liegt das Wiedervorlagedatum nach dem Referenzdatum.

Bereichs-/Teamverknüpfungen über insgesamt 4 Ebenen

In der Version 2.5 wurde die Anzahl der Team-Ebenen von zwei auf vier erhöht. Diese Ebenenstruktur der Teams kann auch auf die Bereiche ausgedehnt werden. Hierfür wird jeder Bereich in der DBM Personaldatenbank als Team angelegt, Team-Mitglied wäre dann die jeweilige Bereichsleitung. Eine typische Struktur der vier Ebenen wäre dann beispielsweise:

  1. Geschäftsführung
  2. Bereichsebene
  3. Teamebene
  4. Unter-Teams (z.B. bei Team-Aufteilung auf mehrere Standorte)

Diese Ebenenstruktur wird in den Auswertungen „Bereichs-/ Teamstruktur“ und „Geschäftsverteilungsplan“ berücksichtigt. Zudem kann für Bereiche mit untergeordneten Teams und Unter-Teams ein Bereichs-Organigramm als Excel-Datei auf Basis einer vorgegebenen Excel-Vorlage erstellt werden.

Mitarbeiter-Anschreiben als Serienbrief

In der Version 2.5 der DBM Personaldatenbank kann bei Mitarbeiter-Anschreiben alternativ uch mit einem Seriendokument gearbeitet werden, das mit dem Datensatz des aktuellen Mitarbeitenden in der Personaldatenbank fest verbunden ist. Sie können, wie in anderen Seriendokumenten auch, die entsprechenden Seriendruckfelder an beliebigen Stellen im Seriendokument platzieren. Hierfür stehen Ihnen alle Datenfelder der Erfassungsmaske für die Mitarbeitenden (keine Felder aus den Unterformularen) sowie zusätzliche Bezeichnungsfelder und Adressfelder aus den verknüpften Daten, z.B. Behördenadresse, Standortadresse, Teambezeichnung, Funktionsbezeichnung etc. Der Vorteil gegenüber der bisher verwendeten Textmarken ist, dass Sie ein Seriendruckfeld in einem Dokument mehrfach verwenden können. Außerdem ist die Handhabung der Seriendruckfelder einfacher und vielen Benutzern geläufiger als Textmarken. Zudem stehen nun alle Felder der Mitarbeitererfassung und viele damit verbundene Daten (z.B. Behördenadressen, Standortadressen usw.) zur Verfügung.

Protokoll-Modul: Auswertungen zum Änderungsprotokoll

In der Anzeige des Änderungsprotokolls für alle Mitarbeitende wurden die Filterfunktionen (Änderungen pro Erfassungsfeld) stark beschleunigt. Zusätzlich gibt es jetzt einen Ausdruck aller Mitarbeiteränderungen in einem frei wählbaren Zeitraum, in dem wie in der Anzeige der Änderungen auch auf ein einzelnes Erfassungsfeld gefiltert werden kann, z.B. die Ausgabe aller in einem Zeitbereich geänderten Vollzeitäquivalente.

Personalkosten-Modul: Definition von Tarifzeiträumen

Zur Kalkulation der Mitarbeiterkosten kann mit beliebig vielen frei definierbaren Tarifzeiträumen gearbeitet werden. Ein Tarifzeitraum wird immer von einschließlich einem Jahresmonat bis einschließlich zu einem Jahresmonat festgelegt. Für den betreffenden Tarifzeitraum können Kalkulationsgrundlagen festgelegt werden, wie z.B. VwL-Betrag, SV-Anteil oder Nebenkosten. Auf Grundlage dieser Werte werden dann Personalkosten, die innerhalb dieses Tarifzeitraums kalkuliert werden, berechnet. Tarifzeiträume werden bei den Entwicklungsstufen der Besoldungsgruppen/Vergütungen/Tätigkeitsebenen angegeben, so dass die Kosten pro Entwicklungsstufe nach unterschiedlichen Tarifzeiträumen differenziert werden können. Gleiches gilt für sonstige Kosten in den Tätigkeitsebenen, z.B. die Funktionsstufenzulagen.

Personalkosten-Modul: Berücksichtigung von Nebenkosten

In den monatlich kalkulierten Personalkosten werden in der Version 2.5 die folgenden Nebenkosten berücksichtigt:

  • VwL-Betrag
  • SV-Anteil
  • VBL
  • VBL-Sanierung
  • SV-Umlage
  • Nebenkosten Beschäftigte
  • Nebenkosten Beamte
  • Verwaltungskosten
  • Versorgungspauschale
  • Familienzuschlag

Aus diesen Werten, den bei den Entwicklungsstufen hinterlegten Nettoeinkommen und den Funktionszulagen wird das kalkulierte monatliche Bruttoeinkommen aller Mitarbeitenden berechnet.

Beurteilungsmodul: Export von Beurteilungsdokumenten

Für einzelne Mitarbeitende, aber auch für ein gesamtes Team können vom Benutzer vorher gestaltete Beurteilungsdokumente erstellt werden. Hierbei wird differenziert, ob es sich um ein Beurteilungsgespräch, ein Mitarbeitergespräch oder ein PE-Gespräch handelt. In den Dokumenten werden an vorher definierten Textmarken die Mitarbeiterdaten (Name, Funktion usw.) eingetragen und die Dokumente in dem jeweiligen Team-Austauschordner gespeichert. Die Namen der verwendeten Vorlagen-Dokumente werden bei den Funktionen hinterlegt.

Beurteilungsmodul: Einlesen und Verarbeitung von Beurteilungsergebnissen

Um Kompetenzausprägungen und Beurteilungsergebnisse aus den Beurteilungsdokumenten einlesen zu können, müssen alle in den entsprechenden Dokumenten verwendeten Felder in der Personaldatenbank festgelegt werden. Das Einlesen der ausgefüllten Beurteilungsdokumente kann pro Team oder auch einzeln erfolgen. Das Beurteilungsdokument wird in der Mitarbeiterablage gespeichert, die Kompetenzausprägungen und Beurteilungsergebnisse werden einzeln bei der jeweiligen Mitarbeiterbeurteilung gespeichert und können statistisch ausgewertet werden, auch als aufbereitete Liste, die in die BA-Statistik übernommen werden kann.

Abwesenheitsmodul: zusätzliche Auswertungen

Das Abwesenheitsmodul wurde in der Version 2.5 um zahlreiche Stichtags- und Zeitraumauswertungen erweitert. Dazu gehören vergleichende Team-Krankheitsstatistiken. Zusätzlich gibt es zwei Exceldateien, die fest mit der Datenbank verbunden werden und nach vorgegebener Filterung (z.B. pro Team oder pro entsendender Behörde) alle Mitarbeitenden mit allen Monatsabwesenheiten bzw. nur die kranken Mitarbeitenden anzeigen. Diese Exceldateien können auch losgelöst von der Personaldatenbank aus den aktuellen Daten automatisch erstellt werden.

Zusätzliche Module Infrastruktur, Schlüsselverwaltung und Telefonlisten

Diese Module bieten Schnittstellen zu anderen Jobcenterdatebanken von DBM Pro. Im Infrastrukturmodul werden Mitarbeiter- und Teamdaten an die Inventardatenbank IDA übergeben. Dort können den Mitarbeitenden spezielle Ausstattungen oder private Geräte zugewiesen werden. Diese Zuordnungen können wieder in die Personaldatenbank importiert und beim Mitarbeitenden angezeigt werden. Das Schlüsselverwaltungsmodul exportiert ebenfalls Mitarbeiter- und Teamdaten in die Schlüsseldatenbank, wo den Mitarbeitenden Schlüssel, Zugangskarten oder Transponder zugeiwesen werden können. Diese Informationen können über eine Scnittstelle wieder in die Personaldatenbank importiert werden, so dass die aktuell im Besitz befindlichen Schlüssel direkt beim Mitarbeitenden angezeigt werden können. Für die Telefondatenbank können Mitarbeiter- und Teamdaten exportiert werden. Diese Daten werden in der Telefondatenbank von den Teamleitungen vervollständigt und aktualisiert, so dass aus diesen Daten zu jedem Zeitpunkt eine tagesaktuelle Telefonliste aus Exceldatei erstellt werden kann.

 

 

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Update Personaldatenbank 2.52

Die neue Version 2.52 für die speziell in Jobcentern eingesetzte Personaldatenbank unter MS-Access ist fertiggestellt! Die Version 2.52 enthält zahlreiche Neuerungen und zusätzliche Auswertungen. Die Module "Personalkosten", "Abwesenheitszeiten" und "Beurteilungswesen" wurden zum Teil stark erweitert, weitere Module wie das Infrastrukturmodul, das Schlüsselverwaltungsmodul und das Telefonlistenmodul wurden hinzugefügt.

mehr Infos zur neuen Version 2.52 der Personaldatenbank »


 

Fehlerhaftes Windows Sicherheitsupdate

Ab dem 13.11.2019 wurde von Microsoft ein Sicherheitsupdate für die Schwachstelle CVE-2019-1402 ausgeliefert. Dieses Update ist fehlerhaft und verursacht in Access-Datenbanken den Fehler 3340 "Die Abfrage ist beschädigt".

Infos zur Fehlerbehebung sehen Sie auf unserer Windows-Fehlerseite.

mehr Informationen zu fehlerhaften Windows-Updates »


 

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